Für Industrie‒Betriebe mit 20‒100 Mitarbeitern
Wie Sie das Excel-Chaos, die Zettelwirtschaft & die doppelte Dateneingabe abschaffen...
...damit Angebote schneller rausgehen, Aufträge fehlerfrei laufen
und das Büro nicht mehr der Flaschenhals ist.
Beispiel-Prozess 1: Anfragen bearbeiten
Bisher
Anfragen kommen über verschiedenste Wege rein und niemand hat den Überblick
Anfragen trudeln über verschiedene Wege ein – per Mail, per Telefon, über ein Portal oder persönlich. Jeder Mitarbeiter muss immer alles im Blick behalten. Im täglichen Stress geht schnell etwas unter, wird doppelt bearbeitet oder ganz vergessen.
Das Ergebnis: Sie als Geschäftsführer müssen nachfragen, kontrollieren und aufpassen, dass keine Anfrage verloren geht.
Jeder arbeitet anders und keiner blickt durch
Manche Mitarbeiter legen die Anfragen direkt im ERP-System an, manche speichern sich die Email-Anfrage in ihrem Outlook ab und wieder andere drucken sich die Anfrage aus und machen sich noch zusätzliche Notizen. Wenn jemand krank oder im Urlaub ist, weiß niemand, ob die Anfrage schon bearbeitet wurde. Da sind Fehlerquellen vorprogrammiert.
Rückfragen werden meist mündlich geklärt
Rückfragen zum Angebot und zur technischen Machbarkeit werden auf dem kurzen Dienstweg geklärt. Es gibt keine Dokumentation dazu. Kommt ein ähnliches Angebot, werden immer wieder dieselben Rückfragen gestellt.
Zukünftig
Das System sammelt die Anfragen aus den verschiedenen Quellen und legt sie zentral ab
Alle Anfragen landen automatisch in einem zentralen Posteingang. Dort werden sie einheitlich erfasst und direkt dem richtigen Mitarbeiter automatisch zugewiesen. Kein Nachfragen, kein Durcheinander, keine vergessenen Anfragen mehr. Sie als Geschäftsführer können sich sicher sein, dass nichts verloren geht.
Einheitlicher Ablauf und alle arbeiten nach der gleichen Vorgehensweise
Jede Anfrage wird über eine standardisierte Eingabemaske erfasst und das vollständig, sauber und nachvollziehbar. Alle nutzen dasselbe System, alle arbeiten mit denselben Infos. Das spart Rückfragen, macht Fehler unwahrscheinlicher – und Ihr Büro wird endlich vertretbar.
Rückmeldungen einmal klären und für immer verfügbar machen
Technische Rückfragen werden direkt an der Anfrage im System vermerkt. Kurz, klar, nachvollziehbar und für alle sichtbar. Wenn eine ähnliche Anfrage kommt, dann ist alles da. Sie sparen sich doppelte Abstimmungen zu gleichen Themen und sichern wertvolles Wissen zu Kunden und Aufträgen.
Beispiel-Prozess 2: Auftragsabwicklung
Bisher
Der Auftrag steht zwar im System aber oftmals fehlerhaft und unvollständig
Der Auftrag wurde nach der Bestellung in das ERP-System eingetragen, aber ob alles drin steht, weiß niemand so genau. Ist die Zeichnung wirklich aktuell? Muss Material bestellt werden? Sind noch Rückfragen offen? Ist der Liefertermin überhaupt machbar?
Die Schnittstellen zwischen den Abteilungen verschwimmen, weil es keine klare Übergabe gibt. Das führt zu Stillstand in der Produktion, ständigem Nachsteuern und hohem Zeitverlust.
Niemand hat den vollen Überblick
Jeder im Büro hat seine eigene Methode: Der eine legt den Auftrag direkt im System an, der andere wartet auf Rückmeldung vom Kunden, wieder ein anderer startet erst, wenn er „alles beisammen“ hat. Es gibt keine einheitliche Vorgehensweise, keine verbindliche Checkliste, keine klare Freigabelogik. Das sorgt für unterschiedliche Datenstände und ständige Fehlerkorrekturen. Letztendlich bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als überall ein Auge drauf zu haben.
Umplanungen werden in Kauf genommen
Nachsteuern und Korrigieren ist oft Alltag. Deswegen sagt das Büro dem Kunden weiterhin Standard-Lieferzeiten zu, ohne zu wissen, ob der Termin gehalten werden kann. Es gibt keine verlässliche Lagerverwaltung, deshalb passiert es, dass Material nicht rechtzeitig bestellt wird und somit zum geplanten Produktionsstart nicht gefertigt werden kann. Es wird dann spontan umpriorisiert, sodass die Aufträge doch noch rechzeitig fertig werden. Das kostet Nerven, Geschwindigkeit und Energie.
Zukünftig
Der Auftrag ist komplett vollständig bevor er in die Produktion geht
Sobald die Bestellung eingeht, wird der Auftrag über einen festen Prozess erfasst: mit technischer Prüfung, Materialverfügbarkeit, gültiger Zeichnung und Freigabe. Alle Abteilungen greifen auf dieselben Informationen zu - zentral, aktuell, vollständig. So startet die Produktion nur mit vollständigen Aufträgen, die freigegeben und terminsicher geplant sind. Direkt zu Beginn werden somit alle Informationen beschafft, die notwendig sind.
Es gibt eine vorgegebene Arbeitsweise
Aufträge werden über einen einheitlichen digitalen Workflow angelegt und zwar mit Pflichtfeldern, klaren Verantwortlichkeiten und automatisierten Übergaben. Jeder weiß, was zu tun ist, und kein Detail geht verloren. Technische Unterlagen, Zeichnungen und Fristen sind sauber verknüpft ubd nachvollziehbar für alle. Sie als Geschäftsführer können loslassen, weil das System dafür sorgt, dass alles richtig läuft.
Einmal richtig geplant, kann der Auftrag genauso durchgezogen werden
Standard-Lieferzeiten werden nicht mehr einfach „durchgegeben“, sondern automatisch mit Materialverfügbarkeit, Produktionsauslastung und Rückmeldungen abgeglichen. Wenn etwas nicht passt, dann meldet sich das System frühzeitig und nicht erst, wenn es zu spät ist. So werden Termine zugesagt, die auch gehalten werden können. Sie gewinnen Kontrolle, Sicherheit und einen Betrieb, der zuverlässig liefert. Ihre Durchlaufzeit wird dadurch massiv verkürzt werden, weil das ständige Umplanen endlich wegfällt.
Graftec GmbH
Sascha Cantrup, Geschäftsführer der
Graftec GmbH aus Boizenburg
WWW Zerspanung GmbH
Rainer Winter, Geschäftsführer der
WWW Zerspanung GmbH aus Bad Honnef
Weitere Beispiel-Prozesse
Einarbeitung und Schulung von Mitarbeitern
Sie stellen bisher Ihre besten Mitarbeiter zur Einarbeitung ab? Schlungen werden zwar durchgeführt, aber direkt wieder vergessen? Ein Intranet haben Sie bereits, aber wirklich genutzt wird es nicht? Tagtäglich dürfen Sie immer wieder dieselben Fragen beantworten?
Ganzheitliche Projektübersicht
Sie wissen zwar wie viel Auftragsbestand sich aktuell im Umlauf befindet, aber eine detailierte und ganzheitliche Projektübersicht haben Sie nicht? Bei Rückfragen muss immer persönlich nach dem Stand gefragt werden, weil die Angaben im ERP eh fast nie richtig sind.
Nachkalkulation und Auswertungen
Eine Nachkalkulation erfolgt nur sporadisch. Eine Auswertung oder Analyse zu Produkten, Maschinen und Kunden ist nur sehr umständlich machbar. Ein richtiges Controlling und Führen rein nach Daten ist nahezu unmöglich.
Unser 4‒Schritte‒System zu nachweislich kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Flüchtigkeitsfehlern
und mehr Gewinn.
Die Kernexpertise von Industrie-Betrieben liegt in den Produkten, die sie tagtäglich herstellen. Im Idealfall sind Ihre Maschinen daher immer voll ausgelastet und die Aufträge in der Produktion laufen sauber durch. Viele Betriebe werden jedoch durch ineffziente, unstrukturierte Vorgehensweisen gebremst, wenn:
- mal wieder eine technische Zeichnung fehlt oder falsch ist
- noch Rückfragen beim Kunden offen sind
- oder mal wieder Aufträge kurzfristig umpriorisiert werden
Unser 4-Schritte-System ist aus der Praxis für die Praxis und sorgt dafür, dass
Sie sich endlich wieder auf das Wichtige konzentrieren können: die Produktion und Ihre Produkte!
1
Detailierte Potenzialanalyse
Jeder Betrieb ist inidviduell. Wir analysieren Ihre bisherigen Strukturen, Systeme und Abläufe. Unser Ziel ist es, am Ende des Tagen, mehr rauszuholen aus dem, was Sie schon im Haus haben.
2
Entwicklung des individuellen Fahrplans
In einem gemeinsamen Strategie-Termin legen wir den Fahrplan für Ihren Betrieb fest. Darin wird festgehalten, in welcher Reihenfolge wir die offenen Projekte angehen und für Sie umsetzen werden.
3
Umsetzung und Überwachung
Wir setzen für Sie um! Die Optimierung von Strukturen, Systemen und Abläufen für zu einer sofort messbaren Kostenreduzierung im Betrieb. Außerdem wird dauerhaft überwacht, dass die Vorgehensweise eingehalten werden.
4
Langfristige Wartung der neuen Prozesse
Sobald die Prozesse in Ihrem Betrieb optimiert wurden, läuft es wie von Zauberhand. Damit das dauerhaft gewährleistet werden kann, führen wir regelmäßige Wartungen durch. Sie bekommen davon - im besten Fall - überhaupt nichts mit.
Beeindruckende Kundenergebnisse
HOMAtech GmbH
"Die Zusammenarbeit mit Frau Reiling ist angenehm. Sie arbeitet schnell und genau, und hat uns geholfen einen idealen Weg für uns zu finden. Ich kann Ihre Arbeit empfehlen."
Hansjörg Krämer
(Geschäftsführer der HOMAtech GmbH)
Problem
Für fast alle Abläufe in der Produktion ist der Geschäftsführer der Experte. Er wird daher von den Mitarbeitern bei Problemen immer um Rat gefragt und steht oft selbst noch an der Maschine. Außerdem ist er als einzige Person für die Anfragenerfassung, die Angebotserstellung und die Auftragsverwaltung verantwortlich.
Ziel
Da die Angebotserstellung und die Auftragsverwaltung täglich 6 Stunden in Anspruch nimmt, soll ein Weg gefunden werden die darin enthaltenen Prozesse zu optimieren. Zudem sollen zukünftig auch andere Mitarbeiter in der Lage sein, die Angebotserstellung und die Auftragsverwaltung durchzuführen.
Ergebnis
Durch die Lösung von Reiling Engineering können die Prozesse der Angebotserstellung und der Auftragsverwaltung von täglich 6 Stunden auf lediglich 2 Stunden reduziert werden. Das entspricht einer Effizienzsteigerung von 200%. Der Betrieb spart dadurch jährlich mehr als
1320 Arbeitsstunden ein. Außerdem können nun auch andere Mitarbeiter die Aufgaben durchführen, wodurch dem Geschäftsführer mehr Zeit für die Steuerung des Betriebs bleibt.
Problem
Viele Abläufe sind vom Seniorchef abhängig: er prüft Anfragen auf Machbarkeit, er führt die Kalkulationen der Anfragen durch, er muss die erstellten Angebote freigeben,... Dadruch kommt es regelmäßig zu Verzögerungen im Alltagsgeschäft, weil der Seniorchef oft außerhaus ist, um die bestehenden Kundenbeziehungen zu pflegen und Neukunden zu akquirieren.
Ziel
Die neuen Prozesse sollen zukünftig so gestaltet werden, dass Sie nicht mehr vom Seniorchef abhängig sind. Er möchte regelmäßige Auswertungen zu geschickt bekommen, aber muss nicht jeden Schritt persönlich absegnen.
Ergebnis
Die Die Potenzialanalyse hat aufgezeigt, dass sich die Prozesse durch kleine Veränderungen fast komplett unabhängig vom Seniorchef aufbauen lassen. Durch die Optimierung der Prozesse kann außerdem der Angebotsprozess von 3 Tage auf 1 Tag reduziert werden und durch eine effizientere Arbeitsvorbereitung werden die Laufwege und Vorbereitungszeiten der Produktionsmitarbeiter um 20% gesenkt, was ca. 1 Stunden je Mitarbeiter und Tag entspricht.
Nadler Hartmetalle GmbH
"Annina arbeitet ausgesprochen professionell und strukturiert. Sie hat einen wertschätzenden Umgang mit Menschen und benennt mögliche Verbesserungen klar und logisch. Die Zusammenarbeit mit ihr hat uns Spaß gemacht - wir können sie gerne jederzeit weiter empfehlen!"
Wolfgang Nadler
(Geschäftsführer der Nadler Hartmetalle GmbH)
Wie können Sie mit uns
zusammenarbeiten?
Es gibt keine 0815-Lösung, die für jeden Industrie-Betrieb funktioniert. Wir entwickeln daher eine individuelle Strategie für Sie, die auch wirklich funktioniert. Unsere Leistung ist aktuell stark nachgefragt. Bitte buchen Sie sich einen Termin. In einem gemeinsamen Gespräch finden wir heraus, ob und wie wir Ihnen am Besten helfen können.
1. Erstgespräch vereinbaren
Klicken Sie auf den Button für ein unverbindliches Erstgespräch und fülle das Formular aus. Im Formular werden einige Punkte abgefragt, die wichtig sind, um die Gesamtsituation Ihres Betriebs zu verstehen.
2. Telefongespräch
Sie bekommen innerhalb kurzer Zeit
(ca. 1-2 Werktage) einen Rückruf. Bei dem
15-minütigen Telefonat werden offene Punkte
geklärt und die letzten Feinheiten definiert.
3. Strategieentwicklung
Wenn wir uns sicher sind, dass wir Ihnen helfen können, dann vereinbaren wir ein Stratgiegespräch. Dort wird dann ein inidvidueller Schritt-für-Schritt-Plan erstellen und wir zeigen Ihnen, was Sie erwartet. Der Termin ist komplett kostenlos und unverbindlich.
Über die Gründerin Annina Reiling
Maschinenbauingenieurin und Prozess-Expertin für die Industrie
Annina Reiling ist Maschinenbauingenieurin und arbeitete nach ihrem Studium jahrelang als Konstrukteurin in der Zulieferindustrie.
Anschließend war sie mehrere Jahre als Freelancerin in der Konstruktion aktiv und konnte dadurch tiefe Einblicke in die Strukturen und Prozesse von verschiedensten Unternehmen erlangen.
Über die Zeit fiel ihr dabei auf, dass es vielen Unternehmen schwer fällt Standards und Systeme für Prozesse einzuführen und vorallem auch beizubehalten ‒ und das obwohl dabei Unmengen an Kosten eingespart werden können.
In 2021 hat sie das Unternehmen Reiling Engineering gegründet. Mit Reiling Engineering unterstützt sie heute Industrie‒Betrieben dabei, die internen Prozesse zu optimieren.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Was passiert im kostenlosen Erstgespräch?
Im kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch erarbeiten wir einen individuellen Schritt-für-Schritt-Fahrplan, der für Ihren Betrieb und Ihre Situation ideal funktioniert. Wir zeigen Ihnen wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen kann und welche Ergebnisse Sie erwarten können.
Funktioniert Prozessoptimierung auch in meiner Branche?
Auf jeden Fall, ja! Bisher haben wir bei jedem unserer Kunden ein Einsparungspotenzial von mind. 30% feststellen können. Das schlägt sich in einer kürzeren Durchlaufzeit nieder, weniger Flüchtigkeitsfehlern, weniger Rückfragen durch Mitarbeiter und mehr Gewinn. Gerne prüfen wir, wie viel Potenzial in Ihrem Betrieb wirklich steckt.
Wie viel Zeit muss ich investieren?
Wir übernehmen die komplette Umsetzung und Implementierung der neuen Prozesse für Sie. Zu Beginn benötigen wir ein paar wenige Stunden Ihrer Zeit, um die Prozesse und den Betrieb kennenzulernen. Anschließend arbeiten wir eng mit Ihrem Team zusammen. Sie müssen sich dann um nichts mehr kümmern und können sich auf das Tagesgeschäft konzentrieren. Jeden Monat werden Sie regelmäßig über den neusten Stand informiert.
Wann kann ich mit den ersten Ergebnissen rechnen?
Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns entscheiden, können wir direkt mit der Umsetzung starten. Die ersten messbaren Ergebnisse lassen sich bereits nach 2-3 Monaten feststellen.
Brauche ich eine eigene IT-Abteilung für die Umsetzung?
Nein. Da wir die komplette Umsetzung übernehmen, werden wir auch die technische Implementierung in Ihre Software-Systeme übernehmen. Sie müssen uns lediglich einen Zugang zum System geben und auch hierbei unterstützen wir Sie gerne. Sie brauchen also überhaupt keine IT-Kenntnisse.
Reiling Engineering
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